Privatlivs- og persondatapolitik
Dato for seneste revision af dokumentet: 27. november 2018

Selskabets dataansvar
Vi behandler personoplysninger ud fra denne privatlivs- og persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående er, at vi kun behandler personoplysninger til selskabets formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af selskabets formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Dansk Bibliotekshistorisk Selskab er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger: kasserer Søren Carlsen, Hovedgaden 20, 3220 Tisvilde. Website: www.bibhist.dk. Mail: sca@dethulehus.dk. Tlf.: 5192 5572.

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   a. Almindelige personoplysninger: Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, e-mailadresse, medlemstype
2. Oplysninger om bestyrelses- og udvalgsmedlemmer:a. Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger som adresse og e-mailadresse. Desuden oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til selskabet
   b. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: CPR-nummer
3. Oplysninger om deltagere i prisuddelinger
   a. Almindelige personoplysninger: Kontaktoplysninger såsom adresse og e-mailadresse
4. Oplysninger om personer har tilmeldt sig foreningens nyhedsliste
   a. Almindelige kontaktoplysninger: navn og e-mailadresse

Her indsamler vi oplysninger fra
Vi indsamler ikke andre oplysninger end dem, du selv har afgivet.

Selskabets formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Selskabets berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen) for at opfylde ydelser til dig, som er en følge af medlemskabet
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke

Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Selskabets medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Opfyldelse af lovkrav og opfyldelse af krav i sponsoraftaler
• Levering af varer og ydelser du har bestilt
• Administration af din relation til os

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlinger
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af arrangementer og andre aktiviteter i selskabet
• Brug af situationsbilleder taget i selskabet, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i selskabet
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af selskabet
• For at dokumentere selskabets historie bevares oplysninger af historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. Det er frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til tredjepart uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af selskabet, som bestyrelses- eller udvalgsmedlem eller som deltager i prisuddeling:

1. Medlemmer:
   a. Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til fem år efter kalenderåret for din udmeldelse af selskabet
2. Bestyrelses- og udvalgsmedlemmer:
   a. Bogføringsbilag skal efter loven gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
   b. Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i fem år efter arbejdet er ophørt
3. Deltagere i prisuddelinger:
   a. Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige oplysninger i op til fem år efter din deltagelse er ophørt.
4. Personer på liste til selskabets nyhedsmail:
   a. Dine almindelige oplysninger slettes omgående ved framelding.

Vi opbevarer dog oplysninger til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

1. Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
2. Retten til indsigt i egne personoplysninger
3. Retten til berigtigelse
4. Retten til sletning
5. Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revision af denne privatlivspolitik
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil alle medlemmer modtage meddelelse herom.